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起案文書の考え方

「ちゃんぷるぅ２」では、プロジェクトに関するすべての支出は「起案処理」を行うものとします。 起案には「作成日」「決済日」「作成者」「金額」... といった共通項目の他に、テーマ毎に個別の管理項目があります。 例えば、次のような雛形があることでしょう。

• 消耗品購入伺い（品目、型、単価、工数、金額を記載する）
• 会議費伺い（会議名、場所、参加者、金額を記載する。）
• 交際費伺い（交際相手、目的、金額を記載する。）
• 出張起案（出張先、出張旅程、目的を記載する。）

さらに会社によっては、ある一定金額以下の支出は「伺い」とし、チェックプロセスを簡素化するような仕組みをもたせていることもあります。

そこで「ちゃんぷるぅ２」では、雛形によって変動する項目群を別途、設定させるという方式を採用しました。 これによって大量のフォームを「起案」という括りで統一管理することができるようになります。

起案文書「型」を用意する

ここでは「消耗品伺い」と「出張起案」の雛形を作成してみます。

1. メニュー「マスタ管理」タブを選択し、「起案」を選択します。
   
   図1 メインメニュー
2. 「マスタ管理」-「起案」にある「起案種別検索」を編集します。
   
   図2 起案に関するマスタ管理画面
3. 最初は検索画面が表示されます。ここで画面右上の「登録画面へ」ボタンを押下します。
   
   図3 起案文書
4. 消耗品伺いの雛形を作成します。
   
   図4 消耗品伺いの雛形
5. 続いて、出張起案の雛形を作成します。
   
   図5 出張起案の雛形

「起案伺い-科目」の設定

「科目」とは、支出データに関する会計上の区分を指します。

1. 図2 のメニューから、「勘定科目マスタ」を編集します。
2. 各組織がそれぞれ採用している科目を設定してください。
   
   図6 科目を編集する。
   どのような科目名を用いるかについては、貴社経理担当者にヒアリングするとよいでしょう。